Ausschreibung Erstellung einer Verfahrensdokumentation für alle Kassen bei der Flughafen Rostock-Laage-Güstrow GmbH

Wir schreiben die Vergabe zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation für alle Kassen bei der Flughafen Rostock-Laage-Güstrow GmbH aus.

Folgende Tätigkeiten sollte der Erstellung der Verfahrensdokumentation voraus gehen:

  • Aufnahme der verschiedenen Kassenstandorte sowie deren Systeme
  • Prüfung der Organisation und Durchführung der rechtskonformen Kassenführung, ggf. Beschreibung eines Anpassungsbedarfs
  • Hilfestellung bei der Erstellung von Kassieranleitungen
  • Prüfung, ob sich ein sachverständiger Dritter in angemessener Zeit in das verwendete System einarbeiten kann (GoBD Rz.32)
  • Prüfung, ob sich die Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen (progressive und retrograde Prüfbarkeit)
  • Prüfung, ob die Kassenbewegungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufgezeichnet, insbesondere die Tageseinnahmen täglich festgehalten werden
  • Prüfung, ob die Kassensturzfähigkeit jederzeit hergestellt werden kann
  • Prüfung, ob bei veränderten Buchungen der ursprüngliche Inhalt feststellbar bleibt
  • Prüfung, ob abgerufene Finanzberichte aufbewahrt werden und innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen lesbar bleiben
  • Prüfung, ob bestimmte Geschäftsvorfälle im Rahmen bestehender Einzelaufzeichnungspflichten gesondert dokumentiert werden und Ableitung von Handlungsempfehlungen

Folgende wesentliche Punkte sollen den Inhalt der Verfahrensdokumentation bilden:

  • Beschreibung der kassenrelevanten Vorgänge vom Verkauf bis zum Abruf der digitalen Einzelaufzeichnungen für interne Erhebungen oder für evtl. Betriebsprüfungen unter Berücksichtigung
  • Beschreibung der Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form)
  • sowie Beschreibung der Kassenanforderungen ab 01.01.2017 (vollständige und unveränderbare Aufzeichnung, jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar)
  • transparente Darstellung der Datenwege von der Erfassung des Geschäftsvorfalls bis zur Übernahme der verdichteten Zahlen in den Jahresabschluss (GoBD Rz. 84)
  • Prüfung des Grundsatzes der Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit der formellen und sachlichen Richtigkeit (GoBD Rz. 33)
  • Aufnahme von Bedienungsanleitungen und Programmierprotokollen der Kassen
  • Beschreibung des Erfassens, Empfangens, Verarbeitens, Ausgebens und der Aufbewahrung von elektronischen Belegen
  • Beschreibung der Unveränderbarkeit und Festschreibung von Daten, Datensätzen, elektronischen Dokumenten und Unterlagen
  • z.B. hardwaremäßig (durch unveränderbare Datenträger),
  • softwaremäßig (durch Sicherungen, Sperren, Festschreibungen, automatische Protokollierungen, Historisierungen, Versionisierungen)
  • oder organisatorisch (Zugriffsberechtigungskonzepte) (GoBD Rz. 85,108,110) - hier Zusammenarbeit mit den externen Datenschutzbeauftragten, da diverse Konzepte bereits im Sinne der Datensicherheit untersucht und beschrieben wurden
  • Beschreibung der Vorgehensweise zur Datensicherung (Zusammenarbeit Datenschutzbeauftragter, evtl. Verweis auf die vorliegenden Dokumente)

Im Rahmen der Erstellung der Verfahrensdokumentation ist die Erstellung eines Berichtes inkl. dem Aufzeigen von erforderlichen Maßnahmen (to do Liste: Handlungsbedarf, evtl. Vorschau auf relevante Änderungen und Entwicklungen) an die Abteilung Finanzbuchhaltung/ Controlling erwünscht.

Ebenso wird eine Mitarbeiterschulungen zur Sensibilisierung über die Erfordernisse und Einhaltung der GoBD gewünscht (Erarbeitung Hand out und Durchführung von 2 Terminen mit gleichem Inhalt, um möglichst alle Kassen-Mitarbeiter zu erreichen).

Bei Notwendigkeit kann die Leistungsbeschreibung angepasst bzw. ergänzt werden. Die genauen Tätigkeiten werden vertraglich fixiert.

Im Ergebnis wird eine aussagekräftige, vollständige, verständliche und für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbare Verfahrensdokumentation verlangt.

Die Fertigstellung der Verfahrensdokumentation soll bis 31.12.2018 erfolgt sein.

Organigramm (PDF) »

Angebotsfrist

Bitte senden Sie bei Interesse die Ausschreibungsunterlagen mit folgenden Angaben:

  • Stundenverrechnungssatz und geschätztes Stundenvolumen
  • Referenzen / Darlegung der Eignung (aufgrund Verschwiegenheitspflicht Angabe, ob bereits Verfahrensdokumentationen nach GoBd erstellt wurden, Anzahl und für Unternehmen welcher Branche)

an folgende Adresse:

Flughafen Rostock-Laage- Güstrow GmbH
z. Hd. Frau Susanne Gehrke
Flughafenstr. 1
18299 Laage

ausschließlich schriftlich in einem verschlossenen Umschlag mit der Aufschrift „Ausschreibungsunterlagen, bitte ungeöffnet an Frau Susanne Gehrke weiterleiten“ bis zum 14.09.2018 um 12:00 Uhr zu.

Zur besseren Einschätzung der Struktur und Größe des Unternehmens senden wir ihnen anliegend ein Organigramm. Alle mit x gekennzeichneten Organisationseinheiten betreiben eine oder mehrere Kassen.

Wir werden einen Vertrag schließen, nach welchem entsprechend dem erbrachten und bestätigten Zeitaufwand abgerechnet wird.

Wir würden uns freuen, wenn Sie an der Ausschreibung teilnehmen.

Als Unternehmen mit öffentlichen Gesellschaftern sind wir verpflichtet, diese Leistung auszuschreiben. Nach Auswertung der Angebote (28.09.2018) werden wir die Bieter entsprechend informieren.